Опись Передаваемых Документов образец заполнения

Опись Передаваемых Документов образец заполнения.rar
Закачек 3732
Средняя скорость 2896 Kb/s
Скачать

Опись Передаваемых Документов образец заполнения

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Отправить на почту

Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно!

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления

Перед началом описи сотрудник должен:

  • проверить правильность заголовков;
  • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  • в бланке не должны присутствовать ошибки;
  • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
  • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
  • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  • дела следует систематизировать по хронологии;
  • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  • при описи важна правильная последовательность документов:
    • приказы;
    • списки;
    • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

В опись входит:

  • титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
  • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  • сама опись – главная часть описи;
  • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  • указатели – дают пояснение предметных понятий;
  • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
  • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  • лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Особенности оформления в различных ситуациях

Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

  • вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
  • исходящий номер;
  • заглавие;
  • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  • внизу указывается общее количество документов.

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Внутренняя опись для личного дела

Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

  • номерах документов;
  • наименовании;
  • количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

Образец описи документов для почты

В каждом из экземпляров указывается:

  • ФИО (или название организации) получателя;
  • примерную стоимость отправления;
  • количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

Для передачи в архив

Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:

  • оглавление;
  • предисловие;
  • основная часть;
  • сокращения.

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

  1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
  2. далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
  3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
  4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

  • полное наименование архива;
  • название фонда и его номер;
  • номер и наименование описи;
  • крайние даты описанных дел.

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Изъятых документов

Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

  • наименование документов;
  • количество;
  • индивидуальный признак – оригинал или копия;
  • стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Статьи по теме